Asistente de Dirección

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Objetivo del puesto:

Responsable de las actividades administrativas para brindar el apoyo necesario al Head del área a fin de ayudar en ciertas acciones, funciones y responsabilidades. Apoyar en la coordinación de las actividades administrativas, y operativas del área, así como proporcionar soluciones a las necesidades de los clientes internos del área. Coordinación de visitas globales y logística de eventos del área. Gestión de pagos a proveedores relacionados con dichos eventos.

Actividades y funciones principales:

Atender oportunamente a las personas que acuden y solicitan ver al Head del área, tanto internas o externas.

•              Organizar la agenda del Head del área, tales como reuniones y eventos, internos y externos, atendiendo oportunamente todos los requerimientos derivados de sus actividades y responsabilidades.

•              Garantizar la correcta derivación de la correspondencia y demás documentos relacionados con la actividad del Head del área.

•              Controlar y enviar información requerida por el Head del área.

•              Mantener organizado y actualizado el archivo de la Dirección.

•              Gestionar reuniones, concertar citas internas y externas.

•              Gestión de logística de eventos del área (Roadshow, Kick Off, Off Site).

•              Generación de agendas de visitas globales.

•              Gestión de pagos a proveedores relacionados con dichos eventos.

•              Agendar los compromisos, juntas y proyectos del Head del área

•              Elaborar y enviar la agenda a los asistentes en reuniones o juntas de trabajo.

•              Preparar la información y apoyar organizando la logística de los eventos.

•              Atender y canalizar las llamadas telefónicas que reciba el Head del área.

•              Ejecutivos de alto nivel internacionales.

•              Ejecutivos de alto nivel dentro y fuera de la organización.

•              Trabajar en equipo con compañeros del área si así es requerido.

•              Compartir conocimientos y/o experiencias enfocadas a la mejora de los procesos del área.

•              Comunicar al jefe inmediato situaciones que impiden la continuidad de los proyectos y/o procesos asignados.

•              Turnar la correspondencia por asunto y prioridad al Head del área.

•              Archivar y organizar todos los documentos generados en la Dirección asignada.

•              Llevar registro y control de los documentos e informes enviados al exterior.

•              Realizar la comprobación correspondiente de viáticos y pagos diversos.

•              Tomar nota de todos los recados (información) y asuntos relacionados con el área de Dirección.

Requerimientos:

 Lic. en Áreas Administrativas

•              Escuela Comercial Secretariado Bilingüe

•              Inglés Intermedio. Se requiere entablar comunicación oral y escrita.

Conocimientos

•              Dominio de Excel    

Habilidades / Competencias

•              Trabajo en equipo

•              Servicio al Cliente

•              Proactiva

•              Capacidad alta de análisis

•              Empuje, Compromiso y Desarrollo Personal

Experiencia:

•              3 a 5 años de experiencia a nivel Dirección

•              Dos años en la organización de eventos, y controlando agenda y actividades a nivel Dirección

•              Manejo de conmutador, atender y canalizar llamadas, control de citas.

•              Realizando actividades de archivo y control de expedientes.

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