Asistente de Dirección - Comunicación Interna

Propósito del rol

Brindar soporte administrativo y ejecutivo, ágil y de alta calidad, a la Dirección de Comunicación Interna, asegurando una gestión eficiente de agenda, reuniones, comunicaciones y coordinación operativa. El rol contribuye a que los mensajes internos y las actividades del área se ejecuten a tiempo, con orden y con el nivel de confidencialidad requerido.

Cuando aplique, el rol también apoyará la coordinación de actividades administrativas del equipo ampliado (p. ej., proveedores, logística de eventos, seguimiento de tareas), influyendo a través de buenas prácticas, experiencia y criterio profesional.

Responsabilidades principales 

Soporte ejecutivo y gestión de agenda

• Gestionar agendas complejas: coordinación de reuniones, reservas de salas/Teams, invitaciones, cambios de última hora y priorización.
• Preparar y coordinar materiales para reuniones (agenda, minutas, presentaciones, reportes/MI), asegurando versiones correctas y distribución oportuna.
• Dar seguimiento a acuerdos y acciones: registro, recordatorios, control de avances y escalamiento cuando sea necesario.

Gestión de comunicaciones y coordinación

• Redactar, revisar y dar formato a comunicaciones internas (correos, notas, mensajes breves) en nombre del liderazgo, manteniendo tono y claridad.
• Canalizar consultas hacia los responsables adecuados dentro del equipo o stakeholders (People, COO, Riesgo/Compliance, Tecnología, etc.).
• Apoyar la coordinación de campañas y entregables del área (calendario editorial, hitos, aprobaciones, control de versiones).

Eventos y logística

• Organizar townhalls, sesiones informativas, workshops y eventos off-site: logística, convocatorias, listas de asistencia, materiales, soporte el día del evento y seguimiento posterior.
• Coordinar viajes y alojamiento cuando aplique, y gestionar reportes de gastos conforme a los lineamientos vigentes.

Gestión administrativa del área

• Mantener registros, inventarios y documentación del equipo (plantillas, repositorios, listas de distribución, organigramas, trackers).
• Apoyar la gestión de proveedores/solicitudes administrativas (cuando aplique), asegurando trazabilidad y cumplimiento de procesos.

Requisitos 

Experiencia

• Experiencia previa como asistente de dirección/administrativo senior, idealmente en áreas corporativas (Comunicación, RR. HH., COO, Riesgo/Compliance u otras funciones transversales).
• Experiencia coordinando agendas dinámicas con múltiples stakeholders y, preferentemente, en distintos husos horarios.

Habilidades

• Excelente comunicación escrita y verbal (capacidad de redactar con claridad, síntesis y buen criterio).
• Alta orientación al detalle, organización y seguimiento.
• Manejo de información confidencial y sensibilidad para tratar temas de liderazgo.
• Capacidad para trabajar bajo presión, gestionar prioridades y adaptarse a cambios frecuentes.
• Habilidades interpersonales sólidas para relacionarse con colegas de todos los niveles.

Herramientas

• Dominio de Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) y herramientas de colaboración (Teams/SharePoint).
• (Si aplica en tu entorno) familiaridad con herramientas internas de mensajería/gestión.

Competencias clave

• Discreción y criterio.
• Proactividad.
• Gestión del tiempo y priorización.
• Colaboración transversal y servicio al cliente interno.
• Calidad en ejecución y cumplimiento de plazos.

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