Executive Assistant (f/m/d) - CDD de 9 mois

Ce poste est basé au sein de l’équipe Global Payments solutions (GPS). Au sein du Groupe HSBC, le département GPS est une ligne de métier mondiale et prioritaire dans le développement des relations avec les entreprises et institutions financières.

L’activité du département GPS est centrée sur la gestion des flux de nos clients entreprises et institutionnels.

Son domaine de compétence s’étend de la centralisation des flux à leur automatisation et leur sécurisation au niveau local, régional, mondial. GPS a des équipes dédiées sur les produits, les ventes, le service client.

L’Executive Assistant chez Global Payments Solutions (GPS) est chargé(e) d’assister la direction de GPS, et certains membres de l’équipe, et d’être le pivot du Département pour les relations externes et internes.

Ce poste est à pourvoir en CDD à temps plein au 38 avenue Kléber.

Ce que vous allez faire :  
Vous opérerez sur un vaste panel de tâches et d’actions, qui comprennent, entre autres, la gestion du forecast, du planning, du workforce management (incluant prestataires et Third Parties) ou encore le pilotage budgétaire.

Dans ce rôle, vous endosserez plusieurs responsabilités :

• Gestion des agendas, accueil téléphonique et accueil des visiteurs, organisations des réunions, comités et rendez-vous divers ;
• Gestion administrative de l’équipe (congés, frais, télécoms, réservation des déplacements, réservation déjeuner clients…) ;
• Gestion de certains projets (Plan de Continuité d’Activité, Archivage…)
• Préparation de dossiers pour les réunions récurrentes (collecte des documents et synthèse) ;
• Gestion et traitement du courrier ;
• Interface avec les prestataires et fournisseurs divers (préparation de contrats, commandes, envoi, suivi de factures…) ;
• Gestion des commandes de matériels et fournitures
• Préparation de présentation pour réunions internes ou externes ou pour des reportings internes ;
• Gestion et coordination de l’organisation d’événements internes ou clients
• Gestion des réunions du comité opérationnel (organisation des réunions, envoi des invitations etc. …) ;
• Prise en charge des différents collaborateurs et visiteurs étrangers du Groupe (Seniors, Audit, Managers d’autres départements): organisation de leur planning à Paris, gestion de leur venue en terme d’intendance (réservation de réunions, de salles, installation de matériels informatiques / télécoms, badges…) ;
• Gestion des accès (demandes de badges, accès, habilitations…).

Candidatez si vous vous sentez en adéquation avec ces compétences :

• Vous êtes titulaire d’une formation Bac +2, de type BTS Assistant de Direction, BTS Gestion de la PME, BTS Support à l’action manageriale ou équivalent.
• Vous avez un excellent esprit d’analyse et faite preuve d’aisance relationnelle, de rigueur, de dynamisme et d’autonomie.
• Vous vous distinguez par votre disponibilité, votre polyvalence, votre esprit d’initiative et votre sens du travail en équipe.
• Vous avez une excellente maîtrise du pack office et des systèmes internes (Outlook, Powerpoint, Word, Excel, autres applicatifs…).
• Vous avez un niveau d’anglais courant.

Être ouvert à différents points de vue est important pour notre activité et pour l'ensemble de nos interlocuteurs. Chez HSBC, nous nous engageons à faire de notre environnement de travail un lieu inclusif en éliminant les obstacles et en veillant à ce que les carrières soient accessibles à tous.

Si vous avez besoin d’un aménagement particulier dans le cadre du processus de recrutement, merci de nous le faire savoir.

Vos données personnelles, recueillies par HSBC dans le cadre du traitement de votre candidature, seront utilisées dans le respect de notre politique « Privacy Statement » consultable sur notre site Internet.

Plus d’informations sur nos offres et nos perspectives de carrières sont disponibles sur www.hsbc.com/careers !